Yritystoimintaan kuuluu aina epävarmuutta. Silti moni asia on täysin yrityksen omissa käsissä, kun ne tunnistetaan ajoissa. Hyvä riskienhallinta ei tarkoita kriiseihin varautumista, vaan selkeyttä ja ennakointia. Kun perusasiat ovat kunnossa, yrityksellä on paremmat edellytykset toimia sujuvasti ja kehittyä hallitusti.

Tämä kävi selväksi Lisäarvoa yritykselle sopimus- ja riskienhallinnalla -työpajassa, jossa osallistujat pääsivät kuulemaan Lexia Asianajotoimiston asiantuntijoita Marko Moilasta, Jussi-Pekka Jutilaa ja Reima Raappanaa. Työpaja sai osallistujilta kiitosta erityisesti konkreettisuudestaan.

Tuli monta ajatusta, mitä kannattaa heti tarkistaa omassa yrityksessä.

Alla viisi käytännön asiaa, jotka nousivat esiin keskusteluissa ja palautteissa.

1. Toimittajat ja kumppanit 

Yhteistyö toimittajien ja kumppanien kanssa voi toimia pitkään samalla tavalla, kunnes tulee tilanne, jolloin ei pystytäkään toimittamaan tuotetta, komponenttia tai palvelua kuten ennen. Mitä jos kumppaniyritys päätyy konkurssiin tai myydyksi ulkomaille, tai tulee materiaalin saatavuusongelmia, lakkoja tai sopimusehtoja muutetaan? Jos vaihtoehtoa ei ole ennalta mietitty, korvaavan ratkaisun etsiminen voi viedä aikaa.

Vinkki: Kirjaa ylös tärkeimmät ulkopuoliset kumppanit ja mieti, onko jokaiselle olemassa vaihtoehto. Tämä auttaa jo varautumaan.

2. Osaaminen ja hiljainen tieto

Yrityksen keskeinen osaaminen on usein ihmisten varassa. Se toimii arjessa hyvin, mutta voi aiheuttaa katkoksia, jos joku on pitkään poissa tai vaihtaa tehtäviä. Asioiden kirjaaminen ylös jää helposti taka-alalle tai juoksevien asioiden jalkoihin.

Vinkki: Valitse kolme kriittistä toimintoa ja tarkista, miten ne on kuvattu tai dokumentoitu. Näin tieto säilyy ja arki rullaa sujuvammin.

3. Sopimukset

Suuntaa-antavat sähköpostit, tarjouspyynnöt ja suulliset sopimukset ovat arkea. Mutta kun jotain menee pieleen, oletuksilla ei tee mitään. Yksikin epäselvä ehto voi maksaa kymmeniätuhansia. Yksinkertainenkin sopimus tuo selkeyttä ja turvaa kaikille osapuolille. Oli kyseessä sitten työ-, osakas-, toimittaja-, jälleenmyynti-, vuokra-, asiakassopimus tai joku muu sopimus, mieti sopimusta laatiessa miltä se näyttäisi, jos joku ulkopuolinen lukisi sen 5 vuoden päästä.

Vinkki: Tarkista, löytyykö sopimuksista selkeät kohdat esimerkiksi vastuista, reklamaatioista ja irtisanomisajasta. Pyydä tarvittaessa juristia tarkastamaan yrityksenne sopimusmallit.

4. Järjestelmät ja käyttöoikeudet

Monella yrityksellä on kymmeniä järjestelmiä, mutta kokonaiskuva saattaa puuttua. Kuka vastaa mistäkin? Kuka hallinnoi pääkäyttäjätunnuksia? Missä tallennetaan varmuuskopiot? Mitä tapahtuu, jos vastuuhenkilö ei ole tavoitettavissa?

Vinkki: Kokoa listaus järjestelmistä, pääkäyttäjistä ja varmuuskopioinnin tavoista. Tarkista myös, mitä tapahtuu, jos pääkäyttäjä ei ole tavoitettavissa.

5. Asiakassuhteet

Jos suuri osa liikevaihdosta tulee yhdestä tai kahdesta asiakkaasta, yritys on herkempi ulkoapäin tuleville muutoksille. Monipuolinen asiakaskanta lisää vakautta ja neuvotteluvoimaa. Jos iso asiakas lopettaa tilaamisen, mitä tapahtuu yrityksesi liiketoiminnalle?

Vinkki: Laske, mikä osuus liikevaihdosta tulee yhdeltä asiakkaalta. Jos osuus on yli 30 %, tee suunnitelma siitä, miten voit tasata asiakaskantaa tai kasvattaa muita segmenttejä.

Miksi näihin kannattaa tarttua nyt?

Useimmat työpajan osallistujat kokivat oivalluksia juuri arjen asioista – sellaisista, jotka eivät vaadi isoja investointeja, mutta joilla on vaikutusta pitkälle. Riskienhallinta ei ole vain isoja kriisejä varten. Se on hyvää johtamista, joka helpottaa tekemistä joka päivä.

Osallistujien palautteita työpajasta

Työpajan parasta antia olivat osallistujien mielestä muun muassa erittäin asiantuntevat esitykset ja hyvät puhujat, esimerkit käytännön sopimustilanteista ja riita-asioista, sopimuslaadinta sekä yleisesti hyvin esitetty kokonaisuus.

Hyvä miettiä välillä myös riskien kannalta liiketoimintaa.

Seuraavat työpajat

28.5. Myynnin johtaminen

Johda myyntiä tavoitteellisesti, kehitä myyntiprosesseja ja hinnoittelustrategioita.

Kouluttaja: Piia Kallio, Rocovo Oy

Ilmoittaudu työpajaan

11.6. Markkinointistrategialla kasvua

Rakenna tehokas markkinointistrategia käytännön suunnitelmineen myynnin tueksi. Hallitse resurssit, tavoitteet, mittarit ja brändi.

Kouluttaja: Piia Kallio, Rocovo Oy

Ilmoittaudu työpajaan

Maksuttomat työpajat järjestää Raahen seudun kehityksen hallinnoima ja EU:n osarahoittama Tupla KIT -hanke.

Tervetuloa kehittämään osaamista ja liiketoimintaa!